VISIE OP INFORMATIEMANAGEMENT

Wanneer Informatiemanagement binnen een organisatie op orde is, draagt het in belangrijke mate bij aan de verwezenlijking van de organisatiedoelen. Informatiemanagement schept de voorwaarden voor de realisatie van de visie en missie van een organisatie. Een organisatie kan als onderdeel van de eigen missie bijvoorbeeld het onderstaande uitgangspunt hanteren:

“Samen met bedrijven, instellingen en overheden werken we aan verbindingen tussen economie en leefbaarheid.”

Om binnen een keten van partners goed te kunnen samenwerken en dus te kunnen communiceren, is de tijdige uitwisseling van juiste informatie van groot belang. Informatie moet snel terug te vinden zijn, goed te interpreteren zijn binnen de context van het proces waarbinnen het is opgesteld, en betrouwbaar zijn.

Goed beheer van (digitale) informatie is een kritische succesfactor. Om over een professionele bedrijfsvoering te kunnen beschikken die in staat is flexibel te opereren in een continu veranderende complexe omgeving, is het opstellen en implementeren van een goed informatiebeleid een essentiële voorwaarde.

Waarom informatiemanagement regelen in beleid?

De informatievoorziening van een organisatie is het geheel van mensen, middelen en maatregelen, dat gericht is op de informatiebehoefte van die organisatie. Hierin is vastgelegd hoe met de informatievoorziening dient te worden omgegaan en waarom.

Er zijn diverse redenen denkbaar voor een organisatie om expliciet een informatiebeleid op te stellen. Een externe reden kan zijn dat informatiebeleid de concurrentiekracht doet toenemen. Een interne reden kan zijn dat informatiebeleid de efficiëntie van bedrijfsprocessen doet toenemen.

Wanneer de informatievoorziening wordt geregeld in een overkoepelend en door iedereen gedragen bedrijfsbeleid, dan zal dit resulteren in een eenduidige vastlegging en gebruik van gegevensverzamelingen. Dit levert een effectieve ondersteuning op van een efficiënte en beheerste uitvoering van de bedrijfsprocessen.

Daarnaast zal de organisatie beschikken over eenduidige, tijdige en relevante sturingsinformatie op elk niveau binnen de organisatie, en is (elektronische) samenwerking met ketenpartners mogelijk.

Uitgangspunten voor optimale informatievoorziening

Toegankelijkheid
Te allen tijde beschikt men over een relevant, actueel, compleet en daarmee betrouwbare informatievoorziening

Proces gebonden archivering (fysiek en digitaal)
Onder toegankelijkheid verstaan we niet alleen dat een afzonderlijk document terug te vinden is, maar ook dat de samenhang met andere documenten duidelijk is, evenals de context waarbinnen een document is gemaakt. Processen dienen op basis van documenten te reconstrueren zijn.

Eenduidige afspraken en regels
Uniformiteit bij het opslaan en indexeren van documenten

Effectiviteit en efficiency
Verbetering en versnelling van in- en externe communicatie, en minder tijdverlies door onnodig zoeken naar documenten in hun onderlinge samenhang.

Veranderen
Binnen het IM domein wordt veel gesproken wordt over processen, systemen en gegevensverzamelingen. Het inrichten, opstellen en implementeren van IM beleid is veelal een complex verandertraject. De actoren binnen het primaire bedrijfsproces zijn daarbij de belangrijkste factor. Medewerkers produceren en gebruiken informatie. Voor en met hen dient het vakgebied benaderd te worden.

Het traditionele domein van informatieverzorgers is georganiseerd binnen verschillende organisatieonderdelen als het FB of DIV (DIM) afdelingen. Door de introductie van IM zal de verantwoordelijkheid voor de totale informatiehuishouding verschuiven naar de lijnorganisatie. Daarbij zal een verregaande samenwerking te zien zijn met ICT en informatiebeheer/voorzieningsafdelingen.

Het verbinden van mensen die werken binnen al deze domeinen is minstens zo belangrijk bij het vormgeven van een toekomstvaste informatiehuishouding als het (her) ontwerp van processen en systemen.